Muitas organizações já implementaram o seu canal interno de informação em conformidade com a Lei 2/2023. Aprovaram o procedimento, disponibilizaram a ferramenta e comunicaram internamente a sua existência.

No entanto, existe uma obrigação formal que em numerosos casos continua pendente: a comunicação do Responsável Interno do Sistema de Informação à autoridade competente.

Ter o canal ativo não implica ter cumprido integralmente a norma.

O que exige exatamente a Lei?

A Lei 2/2023 estabelece três obrigações estruturais:

1. Implementar um Sistema Interno de Informação.

2. Designar formalmente um Responsável do Sistema.

3. Comunicar essa designação à autoridade competente.

No âmbito estatal, a supervisão compete à
Autoridade Independente de Proteção do Denunciante, organismo encarregado de garantir a correta aplicação do quadro de proteção do denunciante.

A comunicação deve ser realizada através da sua sede eletrónica:
https://sede.proteccioninformante.gob.es/procedimientos/index/categoria/1

O prazo atualmente fixado para efetuar esta comunicação é 20 de abril.

Quem está obrigado?

Entre outros sujeitos:

• Empresas privadas com 50 ou mais trabalhadores.

• Entidades do setor público.

• Grupos empresariais que tenham optado por um sistema comum.

• Organizações obrigadas por normativa setorial específica, ainda que não atinjam o limiar de efetivos.

O erro habitual: cumprimento técnico sem cumprimento formal

Na prática estamos a detetar uma situação recorrente:

Organizações que dispõem de canal operativo, mas que não formalizaram a comunicação do Responsável à autoridade.

Numa perspetiva de compliance, isto implica um cumprimento parcial.

A comunicação faz parte do modelo de governança do sistema, garante a rastreabilidade do responsável designado e pode ser objeto de verificação ou solicitação por parte da autoridade supervisora.

Que riscos implica não comunicá-lo?

O incumprimento pode resultar em:

• Solicitações formais.

• Abertura de procedimentos sancionatórios.

• Enfraquecimento do modelo de cumprimento perante inspeções.

• Exposição reputacional em caso de revisão regulatória.

Em ambientes regulatórios cada vez mais exigentes, estes “detalhes formais” são precisamente os que determinam a solidez real do sistema.

Recomendação prática

Convém rever internamente:

• Que o Responsável do Sistema foi designado formalmente (mediante acordo do órgão competente).

• Que a comunicação à autoridade foi realizada corretamente.

• Que os dados estão atualizados em caso de alterações na designação.

Se a sua organização já tem canal implementado, este é um bom momento para verificar que o cumprimento é completo e não parcial.